عمومی

وقتی افراط در مدیریت زمان کار دستتان می‎دهد!

دنیای ما مملو از پیام هایی است که می گویند زمان یک منبع محدود است و باید مدیریت شود، اما مدیریت زمان می تواند گاهی اوقات به مانعی برای کارایی و اثربخشی واقعی تبدیل شود و حتی سلامت ما را به خطر بیندازد.

به گزارش گیلونا، روزنامه «جوان» در ادامه نوشت: نویسنده این یادداشت، از مدافعان دیرینه مدیریت کارآمد زمان، معتقد است جایگزینی زمان ذهنی به جای زمان عینی شاید راه حل این مشکل باشد. روش این تعویض سه نقطه ای را توضیح دهید.

یک عمر تلاش برای مدیریت زمان

در سال 2019 به بن بست رسیدم. از دیدگاه یک ناظر بیرونی، زندگی حرفه ای من موفقیت آمیز بود و خانواده ام خوشحال بودند، و من احساس می کردم که یک زندگی رویایی دارم، اما دیگران ندیدند که من با بی خوابی مزمن، سوء تغذیه، گرفتگی عضلات گردن و خیلی چیزها دست و پنجه نرم کنم. عدم تعادل هورمونی ناخوشایند بعدها مشخص شد که مدیریت زمان مقصر است.

من در تمام عمرم مبلغ مدیریت زمان بوده ام و هر جا که می توانستم به دنبال بهره وری و ترفندهای زمان بودم. در زندگی شخصی برنامه ریزی روزانه ام را به گونه ای انجام می دادم که وقتی می خواستم رانندگی کنم فقط باید به راست بپیچم و در ترافیک تقاطع ها گیر نکنم. من خانه ای با فاصله کم بین قسمت های مختلف آشپزخانه خریدم تا بتوانم به نحو احسن آشپزی کنم و نظافت کنم، حتی هر روز هفته صبحانه و ناهار یکسانی می خوردم (بیشتر اوقات پشت میز آشپزخانه می دویدم) تا زمان را به حداقل برسانم. صرف وعده های غذایی .

در کارم، برای علاقه ام به درک چگونگی کارکرد زمان، پروژه تحقیقاتی خود را به این موضوع اختصاص داده ام. من تا آنجا که ممکن است در مورد نحوه دیدن و استفاده مردم از زمان مطالعه می کنم. تحقیقات در مورد مزایای مدیریت زمان، فعالیت هایی مانند شروع روز با مهمترین کار را پیشنهاد می کند. برای کارهای مختلف وقت می گذاشتم، صبح برای نوشتن برنامه ریزی می کردم و بعد از ظهر به جلسات می رفتم. برای تمرکز، از پنکه پومودورو استفاده کردم و 25 دقیقه کار و پنج دقیقه استراحت را به طور متناوب انجام دادم. بیشتر اوقات از مرورگر زمان استفاده می‌کردم تا ببینم زمانم را چگونه می‌گذرانم و آن را با نحوه گذراندن آن مقایسه کنم. هر دقیقه از هفته، تقویم من برای چند دقیقه برنامه ریزی می شد و زمان از دست رفته صفر بود.

من به عنوان یک کارگر سخت تلاش کردم تا بازدهی بیشتری داشته باشم زیرا می خواستم از نظر حرفه ای موفق باشم، اما می خواستم امرار معاش کنم. تحقیقات به وضوح اهمیت استراحت و روابط اجتماعی را برای سلامتی نشان می دهد. برای اینکه آنها را در دستور کار خود قرار دهم، یک هفته دیوانه‌وار کار کردم تا از تمرین در عصرها و آخر هفته‌ها اجتناب کنم، بنابراین خودم را مجبور کردم که هر سال به آنجا بروم، به امید اینکه از خطر مضاعف حمله قلبی جلوگیری کنم: مسافرت. متأسفانه هیچ وقت بعدازظهرها، آخر هفته ها یا مسافرت ها ذهنم بیرون نمی رفت و زمان کارم حساب شده بود، اما از آنجایی که هر دقیقه از وقتم را در محل کار و بیرون از خانه تا حد امکان مدیریت می کردم، توانستم کارآمد باشم.

او به من مدیریت زمان کار را داد

اما یک راز نگران کننده در عمق داستان وجود داشت. سلامتی ام رو به وخامت بود. چند پزشک از من خواستند که آرام باشم و گفتند که فهرست بیماری های من همه نشان دهنده استرس روانی و تنش در بدن من است. مقاومت کردم: «اما خیلی ها بیشتر از من کار می کنند. “من واقعا کارآمد هستم!” اما در ژانویه 2019 ناگهان چیزی شکست. نتونستم بنویسم نمی توانستم فکر کنم. با تعجب به کامپیوترم خیره شدم، از ترس اینکه مبادا نتوانم کارم را انجام دهم. شغلی که سال ها دوستش داشتم و برایش کار کردم خیلی سخت به نظر می رسید. بدتر از آن، احساس یک فعالیت بی‌ارزش بود، مثل یک سری فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده که یکی پس از دیگری برای همیشه ادامه می‌دادند. یک مقاله را از قبل ویرایش کنید، به جلسه کمیته بروید، برای درس آماده شوید، تدریس کنید، به ایمیل ها پاسخ دهید، تکرار کنید. انگار در روند جستجوی کارایی و اثربخشی گم شده بودم، اما وقتی به صفحه لپ تاپ خیره شده بودم، اتفاق عجیبی افتاد. در حالی که می خواستم مقاله ای بنویسم، ناگهان معنای خاصی پیدا کردم و به آن معنی رسیدم. مقاله ای که من با پروفسور کارن یانسن تالیف کردم مروری بر تحقیقات سازمانی در مورد زمان ذهنی بود. تجربه فردی یا اجتماعی از گذشته، حال و آینده. در مقایسه با زمان عینی، که زمان خارج از فرد را با استفاده از ساعت و تقویم اندازه گیری می کند، زمان ذهنی شامل یک تجربه درونی و شخصی از زمان است. این نوع زمان ذهنی بازتابی از چگونگی درک افراد از زمان، تفسیر آن و سفر در زمان در ذهن خود با استفاده از خاطرات و پیش بینی ها برای یافتن معنایی برای زمان حال است. این مطالعه به من آموخت که وسواس عینی در مدیریت زمان سه درس مهم را پنهان می کند که می توان از مفهوم زمان ذهنی آموخت.

هر زمان عینی یک تفسیر ذهنی دارد

اول اینکه ماهیت عینی زمان کاملاً با زمان ذهنی در هم آمیخته است، اما ما این واقعیت را نمی شناسیم. اکثر مردم فکر می کنند که جلسات باید مثلاً برای ساعت 9 یا 9:30 برنامه ریزی شود، یا اینکه روز کاری از ساعت 8 تا 17 طول می کشد. با این حال، اینها ساختارهای اجتماعی هستند که می توان در برخی شرایط از آنها اجتناب کرد. اگر کسی به یک جلسه 20 دقیقه ای نیاز دارد، چرا یک برنامه 30 دقیقه ای را اشغال کند؟ یا اگر کسی برای رفع خستگی به استراحت بعد از ظهر طولانی تری نیاز دارد، چه کسی اهمیت می دهد که زنگ ناهار معمولی ارائه نشود؟ سوالاتی از این دست دیدگاه بسیار محدود من را در مورد مدیریت زمان به چالش می کشد و من را متقاعد می کند که چارچوب های زمانی یا “قوانین زمان” خود را کنار بگذارم. دیدگاه های ثابت در مورد اینکه چه زمانی کارها باید انجام شوند و هر فعالیت چقدر طول بکشد.

مهلت ها نمونه دیگری از تفسیر ذهنی از زمان عینی است. بسیاری از تاریخ هایی که ما «واقعی» می دانیم، با واقعی بودن فاصله زیادی دارند. در عوض، قرارها داستان‌هایی هستند که جامعه برای برنامه‌ریزی کار شما و هماهنگی با دیگران ایجاد می‌کند. من متوجه شدم که تکمیل یک کار در یک تاریخ خاص یا پاسخ به یک درخواست در یک بازه زمانی خاص اغلب به دلیل مهلت های قراردادی است.

فرض اصلی این است که زمان آنقدر که ما فکر می کنیم عینی نیست. زمان در درجه اول یک تفسیر ذهنی است و این باعث نقص در مدیریت زمان می شود، مگر اینکه به سازه های ذهنی زمانی که در آن زندگی می کنیم و خلق می کنیم توجه کنیم.

رویدادهای ذهنی به اندازه ساعات عینی مهم هستند

درس مهم دیگری که می توانیم از تحقیق ذهنی زمان بیاموزیم این است که چگونه رویداد را به جای ساعت یا تقویم بر اساس زمان قرار دهیم. فعالیت‌ها یا کارگاه‌ها معمولاً در زمان‌های خاصی برنامه‌ریزی می‌شوند، مانند استراحت‌های ناهار برای ناهار، اما روش جالب‌تر کار ممکن است این باشد که سرعت خود را به جای زمان، بر اساس رویدادها قرار دهیم (به عنوان مثال، زمان این است: شروع کار در ساعت 8:00 و ظهر برای ناهار توقف کنید). کار بر روی یک رویداد، کار بین کار و برنامه را در اولویت قرار می دهد (به عنوان مثال، شروع کار زمانی که فرد آماده است و توقف در زمانی که نیاز به استراحت دارد). در نظر گرفتن وظایف کاری به عنوان یک رویداد طبیعی، نه تنها کارایی را بر کارایی اولویت می دهد، بلکه درک کنترل زمان را افزایش می دهد و لذت انجام کار را افزایش می دهد.

خروج از یک برنامه ثابت دیگر باعث نمی شد که منتظر باشم تا ساعات مشخصی را به کار اختصاص دهم. به تدریج، قبل از رفتن به کار بعدی، احساس رضایت بخشی از انجام کارها به من دست داد، که به من اجازه داد بدون توجه به زمان، کاملاً مجذوب کار شوم. این تجربه بیشتر به عنوان “غرق شدن” شناخته می شود. غرق شدن نه تنها سازنده تر، بلکه رضایت بخش تر است، زیرا شما کل لحظه و مزایای توجه آگاهانه را تجربه می کنید.

معنای ذهنی فراتر از برنامه ریزی عینی است

در نهایت، تحقیقات نشان می دهد که وقتی افراد زمان ذهنی را در ذهن خود درک، تفسیر و سفر می کنند، اساساً به دنبال معنا هستند. بر خلاف زمان عینی، معنای زمان ذهنی از ساعت ها و روزهایی می آید که صرف فعالیت های عمدی و مهم می شود. گذراندن زمان در فعالیتی که با هویت پایدار یک فرد درآمیخته است، مانند نوشتن مقاله ای در مورد تجربیات گذشته به نفع خوانندگان آینده، نسبت به صرف زمان برای یک فعالیت کمتر هدفمند، مانند نوشتن گزارش هزینه، پاداش بیشتری دارد. ناگفته نماند که هر دو فعالیت باید انجام شوند، اما دومی نیروی کار فرد را کاهش می دهد، در حالی که فعالیت معنادارتر به دلیل تجربه الهام بخش کار معنادار، خود انرژی تولید می کند. در نتیجه، می‌توانم زمانی که انرژی کمتر یا دقایق کمتری بین جلسات دارم، فعالیت‌هایی را برنامه‌ریزی کنم که معنادارتر هستند و مهم‌ترین و معنی‌دارترین وظایف را در اولویت قرار دهم.

سفر به مدیریت ذهنی زمان

نتیجه اصلی من از تحقیقات ذهنی زمان این بود که مدیریت زمان دیگر دوست من نیست، گاهی اوقات دشمن من است. به جای تمرکز بیش از حد بر کارایی در زمان عینی، باید دید ذهنی تری از تجربه کلی زمان پیدا می کردم. بدون از دست دادن مزایای مدیریت زمان، خودم را به چالش کشیدم تا به زمان عینی از دریچه یک طرز فکر نگاه کنم. به تدریج، آن را به‌عنوان مجموعه‌ای از رویدادهای باارزش دیدم تا یک برنامه ثابت. همچنین در هر شغلی به این فکر کرده ام که این وظیفه در کجای اهداف و ارزش های من بوده است. بنابراین، من به دنبال معنا بودم تا کارایی. این تغییرات ذهنی به من کمک کرد تا جستجوی یک تقویم کاملاً کارآمد را کنار بگذارم و کارهای رضایت‌بخش‌تری را دنبال کنم، حتی اگر هیچ چیز بلافاصله در برنامه کاری من تغییر نکرده باشد. به عنوان یک استاد دانشگاه، کنترل نسبتاً خوبی بر برنامه‌ام داشتم. در زندگی شخصی‌ام، هنوز باید از خانواده‌ام مراقبت می‌کردم و به پزشکان فرصت می‌دادم تا به درمان مشکلات مزمن سلامتی‌ام ادامه دهند، اما برداشت و تفسیر من از این اتفاقات تغییر کرده است. کم کم زمان بدون برنامه و فعالیت های نامرتب را فرصتی برای خلاقیت در کارم دیدم. در عرض چند ماه دوباره از کار و زندگیم لذت بردم و سلامتی ام بهتر شد.

به راحتی می توان فهمید که چرا جوامع ما مملو از پیام هایی با این مضمون است که زمان یک منبع محدود است. این کالایی است که به جای هدر دادن باید مدیریت شود. البته، اگر به نظم و انضباط بیشتری نیاز دارید، باید از انواع ترفندهای موثرتر مدیریت زمان استفاده کنید، اما برای برخی افراد، مدیریت زمان مانعی برای کارایی و اثربخشی واقعی است. شاید مدیریت زمان بر سلامتی من تأثیر منفی گذاشته باشد، اما تجربه ذهنی زمان روند بهبودی را آغاز کرده است.

نقل و تلخیص: وب سایت مترجم / نوشته: ابی جی ناو / ترجمه: علی امیری / مرجع: Harvard Business Review

انتهای پیام/