قالب فایل اکسل crm برای کسب و کارهای کوچک
بعد از ساعتها کار بیوقفه، سرتان را بلند میکنید. اصلاً متوجه نشدید کی ساعت 1 شد. حتی نتوانستید لیوان آب روی میزتان را تمام کنید. همه کارمندها از 8 صبح مشغول واردکردن دادههای مشتریها در فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان هستند؛ بعد هم باید همه فایلها را ادغام کنند که فقط یک فایل اکسل جامع برای 6 ماه اول 1400 داشته باشید. تازه بعدازاینکه دادهها را بهطور کامل وارد کردید، باید گزارش همه چیز را هم بگیرید. خودتان هم میدانید که اگر همه تا آخر وقت هم مشغول باشید باز هم کارهایتان تمام نمیشود. از طرف دیگر نگاههای پرسشگر سهامداران را هم میشناسید. طوری برخورد میکند که انگار مقصر تمام این بینظمیها و آشفتگیها، شمایید…
خرید نرم افزارCRM با مناسب ترین قیمت یکی از مهمترین چالش های مدیران کسب و کار و کارآفرینان است.مخصوصا وقتی بودجه محدودی دارید خرید نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری حساسیت بیشتری به همراه دارد.
آیا میشود برای ثبت دادههای مشتریان از فایل اکسل استفاده کرد؟
هم بله و هم نه! برگردید عقب و به یک سال اول شروع کسبوکارتان فکر کنید. آن زمان شرکت خیلی کوچکی بودید و مشتریهای کمی هم داشتید. این مشتریها افرادی بودند که شما شخصاً آنها را میشناختید؛ اسم کوچکشان را میدانستید، تاریخ تولد تکتک آنها را حفظ بودید و برای روز تولدشان کارتپستال میفرستادید. آنها هم شما را میشناختند.
همهچیز را میتوانستید با اکسل مدیریت کنید؛ یک نمونه فایل اکسل مشتریان ساختید و از اطلاعات مشتریها گرفته تا سیستم پیگیری مشتریان و امور خریدوفروش را در آن وارد کردید. بقیه چیزهای مهم را هم در ذهنتان نگه میداشتید. همین روابط شخصی و عمیق باعث شد که پیشرفت کنید و به جایگاه امروزتان برسید. چرا که کسبوکارهای کوچک و استارتآپها در درجه اول با تکیه بر مشتریان ارجاعی و درآمد کسب میکنند.
اما وقتی کسبوکار شما کمکم بزرگ میشود، و بهمحض اینکه تعداد مشتریان شما ۳ رقمی بشود، دیگر نمیتوانید به همان روال قبل ادامه بدهید. حفظ ارتباطهای ایجادشده با همان کیفیت قبلی بسیار سخت و پیچیده خواهد شد. بهعلاوه نمیتوانید رویه ارتباط با مشتریان را هم عوض کنید. اصلاً نباید هم این کار را بکنید. چرا که با برخوردهای سرد و منطقی با افراد، همهچیز نابود میشود. مشتریها فقط محصولات یا خدمات شما را نمیخواهند، آنها به دنبال ساختن یک ارتباط خوب با شما هستند.
پس چه باید کرد؟ آیا چون بزرگتر شدهایم باید مشتریان خود را کمتر تحویل بگیریم؟ قطعاً نه!
پاسخ ساده است: موقعیت جدید نیاز به استراتژی جدید دارد! استفاده از یک گام بعدی در کسبوکار شماست. صد البته که دیگر حافظه یاری نمیکند که همانند گذشته کیفیت ارتباط خود را با مشتریان خود حفظ نمایید. باید ابزاری داشته باشید که این پروسه را برایتان سادهسازی کند. خیلیها یک فرم crm در اکسل میسازند و از همان برای مدیریت مشتریها استفاده میکنند؛ اما آیا ساخت crm در اکسل برای شما کفایت میکند؟
چرا باید به جای اکسل برای ثبت اطلاعات مشتریان، از CRM استفاده کنیم؟
CRM تمام کارهایی که دستی و ذهنی برای مدیریت و حفظ ارتباط با مشتری میدادید را اتوماتیک، سریعتر و منظمتر انجام میدهد. بهعلاوه این نرم افزار تمام اطلاعات مشتریها را – چه در حد جزئیات و چه در حد کلیات – در یک مکان متمرکز میکند.
به نقل از zoho.com اگر فرهنگ استفاده از نرم افزار CRM را بهدرستی در کسبوکار خود پیادهسازی کنید، مشتریان شما همواره همان حس خوب اولین ملاقاتها با شما را خواهند داشت.
اکسل رایگان برای ثبت اطلاعات مشتریان یا CRM با پرداخت هزینه؟!
نرم افزار اکسل یکی از محبوبترین برنامههایی است که به شکلی فراگیر در سازمانهای مختلف مورد استفاده قرار میگیرد. شاید شما هم یکی از همین سازمانها باشید. احتمالاً با خودتان فکر میکنید که اصلاً چرا باید از روش موردعلاقهتان دست بکشید؟ نگاهی به این آمار بیندازید تا شاید پاسخ سؤالتان را پیدا کنید:
نتایج استفاده از CRM | |
افزایش فروش | تا |
افزایش بهره وری فروش | تا 34 درصد |
افزایش صحت و دقت پیشبینی فروش | تا 42 درصد |
افزایش نرخ نگهداشت مشتری/ رضایت مشتری | 27 درصد / 47 درصد |
افزایش نرخ تبدیل | 300 درصد |
نرخ بازگشت سرمایه | 8 برابر |
افزایش کارایی کارمندان (مخصوصا با نسخه موبایلی CRM) | تا |
افزایش رضایتمندی مشتری (با استفاده از نسخه موبایلی CRM) |
به علاوه:
از مشتریها اگر بهتری دریافت کنند، حاضرند 20 تا 40 درصد بیشتر هزینه کنند.
34.6 درصد از فروشندگان معتقدند که ابزارهای CRM تأثیر قابلتوجهی بر درآمد شرکت دارد.
از کسبوکارهایی که از CRM بر روی موبایل استفاده کردهاند، عقیده دارند که کیفیت دادههایشان به شکل چشمگیری بهبود یافته است.
از زمان فروشندگان صرف انجام کارهایی جز فروش میشود. با استفاده از CRM فروشندگان تنها 9 درصد از وقت خود را صرف کارهای این چنینی میکنند.
اگر این آمارها بهاندازهی کافی برایتان قانعکننده نبودند و همچنان مایل به استفاده از اکسل هستید، فایل اکسل مدیریت فروش رایگانی که در انتهای مقاله برای شما گذاشتهایم را دانلود کنید:
وقتی به جای CRM از اکسل استفاده میکنید چه میشود؟
وقتی از فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان برای پیگیری استفاده کنید، حتماً با متغیرهای ستونی پیش میروید. یک ستون برای نام، یک ستون برای اطلاعات تماس، یک ستون برای محصول موردعلاقه مشتری و … .
اما وقتی کسبوکارتان رشد میکند، رفتهرفته حجم اطلاعاتی که باید در اکسل وارد کنید خیلی زیاد میشود. مثلاً باید جایگاه مشتری در قیف فروش، تاریخ پیگیری بعدی، تاریخ ارسال پیش فاکتور و غیره را هم وارد کنید. جدا از زیاد شدن تعداد ستونها، دیگر با یک Find ساده نمیتوانید سریع به اطلاعاتی که میخواهید برسید. بهعلاوه جستجو در یک فایل عظیم اکسل، با یک کامپیوتر معمولی اصلاً آسان نیست.
نکته بعدی اینکه هرکسی برای خودش یک فایل جدا دارد. چقدر باید وقت صرف اپدیت کردن این فایل کنید تا همه کارشناسان فروش و بازاریابی به دادههای یکسانی دسترسی داشته باشند؟ اصلاً چند وقت یکبار این کار را میکنید؟ حتماً این را هم در نظر گرفتهاید که درصد خطای این کار چقدر بالاست!
اینها فقط چند نمونه از مشکلاتی است که وقتی از اکسل برای ثبت اطلاعات مشتریان استفاده میکنید پیش میآید. بیایید ببینیم اگر به جای فایل اکسل، از CRM استفاده کنید چه میشود:
اکسل یا CRM؟ مسئله این است!
اینها اصلیترین تفاوتهایی است که بین اکسل و CRM میتواند وجود داشته باشد:
- اطلاعاتی که باید دقیق باشد.
- روابط با مشتریها نیاز به مراقبت دارد.
- جریان اطلاعات بین تیمها اهمیت دارد.
- وقتی فرآیند فروش نداشته باشید…
- فرآیندهایی که خودکار میشوند.
- نظارت بر عملکرد تیم فروش.
- فاصلههایی که کوتاه میشوند!
- بهروزرسانیهایی که معجزه میکنند.
- دادههایی که در امنیت کامل هستند.
- روش استفادهای که آسان است.
در ادامه هر مورد را کاملتر توضیح میدهیم.
-
اطلاعاتی که باید دقیق باشد
Excel
بسیاری از شرکتها برای ورود اطلاعات و دادهها از فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان استفاده میکنند و آن را با کل شرکت به اشتراک میگذارند. حالا تصور کنید که بخواهید بهطور همزمان با 5 نفر دیگر روی همین فایل کار کنید. هر فردی که اکسل کار میکند باید مطمئن باشد که تغییرات سریع ذخیره میشود تا بقیه به شکلی صحیح از این فایل استفاده کنند. اما تجربه ثابت کرده که حتی دو نفر هم نمیتوانند همزمان بهطور مؤثر روی یک فایل اکسل کار کنند.
با استفاده CRM افراد مختلف میتوانند همزمان و بدون بروز خطا یا معطلی روی یک سیستم کار کنند. بهعلاوه دادههای این نرم افزار در کسری از ثانیه بهروزرسانی میشوند. یعنی هرکسی که به CRM دسترسی دارد، جدیدترین اطلاعات را در اختیار خواهد داشت. این امکانات باعث میشود که به شکلی مؤثرتر به مشتریها خدمات را ارائه دهید که در نهایت به افزایش رضایتمندی آنها و موفقیت شرکت منتهی خواهد شد.
-
روابط با مشتریها نیاز به مراقبت دارد
Excel
با کمک فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان، میتوانید اطلاعات و دادههای عمدتاً عددی و کمی را جمعآوری کنید یا اینکه نهایت تنها چند کلمه در مورد مشتری اضافه کنید. ممکن است یکزمانی توضیحات خاصی را در فایلتان اضافه کنید که بعد اصلاً معنایشان را به خاطر نیاورید! اما این اطلاعات خیلی مهم هستند. دقیقاً با استفاده از همین اطلاعات است که درک میکنید چرا مشتری پیشنهادتان را پذیرفت یا اینکه دیگر به سراغتان نیامد. برای ارتباط با مشتری بالقوه باید به تمام ارتباطاتی که با مشتری داشتهاید (تلفنی، ایمیلی و غیره) توجه کنید.
سیستم CRM همگامسازی و اضافه کردن بازخوردهای مربوط به تمام مکالمات و جلسات با مشتری را ممکن میکند. بدون توجه به صحبتها و یا ایمیلهایی که میانتان ردوبدل شده است، نمیتوانید در مورد اقدامات بعدی تصمیمگیری کنید. به همین دلیل است که باید به جای فایل اکسل برای ثبت اطلاعات مشتری، از CRM استفاده کنید. نرم افزار سی آر ام تمام دادههای مشتری را در یک مکان گردآوری میکند. هر وقت که بخواهید به تاریخچهی تعاملات مشتری دسترسی دارید. این موضوع کمک میکند تا جلوی بروز بسیاری از برداشتهای اشتباه گرفته شود. با استفاده از این نرم افزار حرفهایتر دیده میشوید. ارائهی تجربه مشتری شخصی شده با استفاده از اصول و با توجه به تاریخچهی دقیق تعاملاتی که با شرکتتان داشته، تأثیر چشمگیری در خواهد داشت. این موضوع باعث افزایش معرفی مشتریان ارجاعی هم میشود.
-
جریان اطلاعات بین تیمها اهمیت دارد
Excel
فایل اکسلی که برای ثبت اطلاعات مشتریان در سیستم داخلی شرکت به اشتراک گذاشتهاید، را در نظر بگیرید. بهعنوانمثال قرار است با یکی از کارفرماهای مهم از طرف شرکت تماس بگیرید و نتیجهی آخرین بازرسی انجام شده را درخواست کنید. اما وقتی تماس میگیرید، متوجه میشوید که همکارتان پیش از شما تماس گرفته و نتیجه را هم در فایل اکسل ثبت کرده است. ولی شما متوجه گزارش همکارتان نشدید. این اصلاً وضعیت جالبی نیست، اما هر لحظه هم که نمیتوانید اکسل را چک کنید، کارهای دیگری هم دارید که باید انجام دهید!
با استفاده از CRM بهراحتی میتوان تمام گزارشهای تعاملات صورت گرفته و مشکلات را موردبررسی و ردیابی قرار داد. حتی میتوانید وظیفهای را به یکی از کارمندانتان بسپارید. این وظیفه به داشبورد اختصاصی کارشناس وارد میشود و تا وقتیکه انجام نشود، همانجا میماند. با CRM هیچ ناهماهنگیها به وجود نمیآید. از سوی دیگر دادههایی که فروشندگان جمعآوری میکنند، منبعی عالی برای تیم بازاریابی و خدمات مشتریان هم هست. به شکلی فعالانه، بازاریابان را قادر میسازد تا فعالیتهای فروش را بهتر درک کنند و علاوه بر این میتوانند سرنخها را بهتر ارزیابی کنند. در نتیجه این افراد قادر خواهند بود تا کمپینهای بازاریابی را در آینده به شکلی مؤثرتر برنامهریزی کنند. این موضوع در رشد شرکت و بالا بردن بازدهی اقداماتی که صورت میگیرد، نقش چشمگیری دارد.
-
وقتی فرآیند فروش نداشته باشید…
Excel
وقتی با اکسل کار کنید، هر یک از اعضای تیم فروش طبق قوانین خودش عمل میکند و اطلاعات را به روش خودش جمعآوری میکند. فروشندگانی که فعالیتهای خود را برنامهریزی نمیکنند، بهراحتی انجام کارها و وظایفشان را فراموش میکنند و فرصتها را از دست میدهند. از طرف دیگر همانطور که در بالا گفتیم 65 درصد از زمان فروشندگان صرف انجام کارهایی بهجز فروش میشود. چه عدد تأملبرانگیزی!
به کمک این سیستم میتوانید برای فرآیند فروش برنامهریزی کنید. این برنامهریزی دید اعضای تیم فروش را گستردهتر میکند. با کمک CRM اعضای تیم فروش دقیقاً میدانند که در هر مرحله از فرآیند فروش باید چهکارهایی انجام دهند و چهکارهایی را هنوز انجام ندادهاند. در نتیجه میتوانید فروش خود را بهینه کنید تا مشتریهای بیشتری را جذب کنید و را هم کاهش دهید. از طرفی در وقت فروشندگان هم صرفهجویی میشود تا بتوانند بیشتر بر روی فرآیندهای فروش تمرکز کنند.
-
فرآیندهایی که اتوماتیک میشوند
Excel
حجم عظیمی از فرآیندهای مربوط به فروش، بهراحتی فراموش میشوند. طبیعی است که در میان انبوهی از کارها اصلاً نتوانید برای انجام بخشی از آنها فرصتی پیدا کنید. به همین علت به یک سیستم اولویتبندی کارها (بر اساس اولویتهای روزانه، هفتگی و یا کارهای عقبافتاده) نیاز دارید. اما اکسل هیچ سیستمی برای این موضوع ندارد.
هر باری که اول صبح CRM را باز میکنید، میتوانید با یک کلیک ساده تنظیمات صفحه داشبورد را روی کارهای روزانه و به تعویق افتاده بگذارید. لازم نیست بین صدها وظیفه دنبال آنهایی بگردید که باید امروز انجام شوند. این نرم افزار بهصورت اتوماتیک این وظایف را جدا میکند و بر اساس اولویتبندی به شما نشان میدهد. با استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، تیم فروش میتواند روی فروش تمرکز کند و وقت خود را کمتر صرف فعالیتهای دیگر بکند. این موضوع اثرات مثبتی را برای بازدهی شرکتتان به همراه خواهد داشت.
-
نظارت بر عملکرد تیم فروش
Excel
برای مدیریت فرایند فروش و بررسی بازده کارکنان، باید از تمام روندهایی که در شرکت اتفاق میافتد بهطور مداوم آگاه باشید. اگر از اکسل برای ثبت اطلاعات مشتری استفاده کنید، گردآوری گزارشهای فردی از هر کارمند بسیار دشوار است. تهیهی دستی چنین گزارشهایی – علاوه بر اینکه روزها طول میکشد –دقت خیلی پایینی هم دارد. علاوه بر این باید به دنبال روشهایی برای تجزیهوتحلیل این دادهها باشید تا بتوانید برای اقدامات بعدی بهدرستی تصمیمگیری کنید.
با سی آر ام علاوه بر اینکه از عملکرد منظم اعضای تیم مطمئن میشوید، میتوانید روی وظایف و پروسه اجرایی تیم هم نظارت داشته باشید. همچنین CRM امکان را هم ممکن میسازد. گزارشهای مربوط به فرصتهای فروش امکان تجزیهوتحلیل فرآیندهایی را که در شرکت انجام میشود، به شکلی هوشمندانه فراهم میکند. علاوه بر تجزیهوتحلیل فرآیندها، امکان نظارت بر هریک از اعضای تیم و بازدهی عملکردشان را هم بهطور دقیق میسر میکند. در نتیجه میتوانید پیشرفت کار فروش را به شکلی مداوم نظارت کنید.
-
فاصلههایی که کوتاه میشوند!
Excel
اگر چند دفتر فروش داشته باشید، یا اینکه لازم باشد کارکنانتان به مأموریت و سفر بروند، دیگر یک فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان مشترک نمیتواند بههیچعنوان جوابگوی نیازتان باشد. کارکنانتان باید پس از هر جلسه لپتاپ را روشن کنند، اطلاعات را وارد فایل خودشان بکنند، بعد یا این فایل را برایتان بفرستند و بعدازاینکه دوباره به دفتر آمدند فایل اصلی شرکت را ویرایش کنند!
این اصلیترین مزیت CRM نسبت به اکسل است. با استفاده از نسخه موبایلی CRM همیشه و هرجایی به دادهها دسترسی دارید. حتی اگر آفلاین هم باشید میتوانید دادهها را وارد کنید تا پس از دسترسی به اینترنت، همه دادههای شرکت در کمتر از یک ثانیه بهروزرسانی شوند.
-
بهروزرسانیهایی که معجزه میکنند
Excel
حتماً میدانید که اکسل نرمافزار پویایی نیست و بهروزرسانی خاصی را ارائه نمیدهد که باعث بهبود عملکردهایتان شود. مثلاً ممکن است یک نرمافزار جدید در شرکت راهاندازی کنید و برای ورود اطلاعات به آن لازم باشد دادههایتان فرمت خاصی داشته باشند. حالا باید کل دادههای موجود در صفحات اکسل را بهطور کامل تغییر دهید.
CRM مرتب بهروزرسانی میشود. این آپدیتها باعث بهبود عملکرد و بالا رفتن سرعت گردش کار خواهند شد. همچنین سی آر ام بهراحتی با نرم افزارهای مورداستفادهتان، ادغام میشود. همه دادهها اتوماتیک از نرم افزار مبدأ به CRM منتقل میشوند، بدون اینکه لازم باشد کار خاصی بکنید.
-
دادههایی که در امنیت کامل هستند
Excel
با استفاده از فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان، تمام افراد سطح یکسانی از دسترسی را به اطلاعات دارند. این موضوع باعث به خطر افتادن دادههای کلیدی و محرمانه میشود.
با استفاده از ین سیستم میتوانید سطح متفاوتی از دسترسی را برای افراد تعریف کنید. لازم نیست همه به کل اطلاعات شرکت دسترسی داشته باشند. در نتیجه اطمینان کامل دارید که اطلاعات محرمانهی شرکت حفظ خواهد شد.
-
روش استفادهای که آسان است
Excel
شکی نیست که اکسل دارای قابلیتهای بسیار بالایی است. اما یادگیری و تسلط بر اکسل فرآیندی زمانبر است. از سوی دیگر امکان استقرار شیوههایی که برای استفاده از اکسل در شرکتتان تعریف میکنید، ممکن است برای کارکنان و نفرات جدید دشوار و زمانبر باشد. بگذریم از errorهایی که هرروز با آنها مواجه میشوید.
با استفاده از این سیستم بهراحتی میتوانید تمام فرآیندهای موردنیازتان را انجام دهید. یادگیری شیوهی استفاده از سیستم CRM کاملاً ساده است. بهراحتی و با آموزش بسیار کوتاه از طرف شرکت ارائهکننده میتوانید به قابلیتها و امکانات آن دسترسی داشته باشید و بهراحتی آنها را به کار بگیرید.
نتیجهگیری: مجانی بودن به چه قیمتی؟؟
یکی از دلایلی که بیشتر شرکتها همچنان از فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان استفاده میکنند هزینههای مربوط به نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری است. ظاهراً اینطور به نظر میرسد که CRM گران است. اما بهعنوان مدیر خوشفکر و آیندهنگر، توصیه میکنیم که دقیقتر به این موضوع نگاه کنید.
با استفاده از CRM قابلیتهای زیر برایتان فراهم میشود:
- صرفهجویی بیشتر در زمان
- دقت بالاتر در انجام فرآیندها
- گزارشهایی دقیق و اتوماتیک برای تجزیهوتحلیل و تصمیمگیری آگاهانه
- بهرهوری بالاتر افراد به دلیل وجود فرآیندهای شفاف و مشخص
- عدم نگرانی برای از بین رفتن دادهها و یا مشکلهای امنیتی
- عدم نگرانی و زیان بابت حضور نداشتن یا رفتن کارکنان از شرکت
- اطلاع از کارایی عملکرد کارکنان و انجام اقدامات لازم
هنوز هم فکر میکنید ارزش دارد که پولتان را در جیبتان بگذارید و از اکسل برای ثبت اطلاعات مشتریان استفاده کنید؟!
البته که ما منکر نقش پررنگ اکسل نیستیم. همانطور که اول مقاله هم گفتیم، این شیوه همچنان روشی عالی برای بسیاری از سازمانها و شرکتها است. اما مزایا و امکاناتی که برای ثبت دیتاهای مشتریان لازم دارید را در اختیارتان قرار نمیدهد. بنابراین اگر میخواهید کسبوکارتان را توسعه دهید و موفق شوید، زمان آن است تا اکسل را با یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری عالی جایگزین کنید.
با تمام این بحثها ما یک نمونه فایل اکسل اطلاعات مشتریان در انتهای متن برای شما قرار دادیم که در صورت تمایل میتوانید آن را به صورت رایگاه دانلود کنید.
به علاوه خوشحال میشویم نظرات شما را درباره تفاوت اکسل و سی آر ام بخوانیم. در قسمت نظرات برای ما بنویسید.
سوالات متداول درباره فایل اکسل crm اطلاعات مشتریان
فایل اکسلCRM چیست؟
اکسل CRM شامل داشبورد، ردیاب فرصت، گزارش ارتباط با مشتری و یک پایگاه داده اطلاعات تماس مشتریان است که با توجه به ساختار اکسل، به راحتی قابل تغییر و سفارشی کردن برای کسب و کار شما است.
فهرست مشتریان اکسل چیست؟
یک نمونه فایل اکسل اطلاعات مشتریان به شما امکان میدهد اطلاعات مهم مشتری را به راحتی در یک پایگاه داده سازمان یافته ذخیره و ردیابی کنید. همینطور شامل بخشهایی برای یادداشت نظرات هم میشود.
منبع : youtube.com