راهنمای خرید دستگاه کپی اداری
دستگاه فتوکپی یا زیراکس به گونه‌ای تکامل یافته‌است که با بهینه‌شدن گردش کار، بهره‌وری و کارایی بیشتر را به‌دنبال دارد؛ به همین دلیل نیز خرید دستگاه کپی، با کیفیتی که نیازهای کسب‌وکار شما را برآورده کند، کاملا ضروری است. این مطلب، به‌عنوان راهنمای خرید دستگاه کپی، مروری بر ویژگی‌های بهترین دستگاه‌های فتوکپی دارد و به شما در داشتن یک خرید هوشمندانه کمک می‌کند.
۵ نکته مهم برای خرید یک دستگاه کپی
با پیشرفت تکنولوژی، دستگاه‌های فتوکپی با طیف وسیعی از عملکردها و به‌منظور کمک به سرعت بخشیدن به فرآیند کار اداری، نوآورانه‌تر شده‌اند. چنانچه نیاز به یک دستگاه کپی داشته باشید، انتخاب‌های متعددی پیش روی شما خواهد بود که هر یک از آنها، با تحت پوشش قراردادن طیف مشخصی از نیازهای شما، به بهبود گردش کار و کاهش هزینه‌هایتان کمک خواهند کرد. نکات زیر به شما کمک می‌کنند تا یک دستگاه کپی مناسب برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید:
بررسی و شناخت نیازهای خود
حجم کپی‌های روزانه، هفتگی و ماهانه و همچنین تعداد کاربرانی که قرار است از یک دستگاه استفاده کنند، می‌تواند نقش بسیار مهمی در تصمیم شما برای خرید دستگاه کپی داشته باشد.
آیا می‌خواهید فرآیندهای خود را ساده‌سازی کنید و به یک شبکه متصل شوید؟ آیا شما به کپی رنگی نیاز دارید؟ آیا تعداد پرینت و اسکن‌های روزانه شما بالا است و در عین حال، به دستگاهی چندکاره نیاز دارید؟آیا دستگاه کپی رومیزی نیاز دارید یا دستگاه کپی ایستاده؟ بزرگترین سایز کاغذ مورد نیاز برای کپی A4 است یا A3؟ چقدر فضا برای قراردادن دستگاه کپی دارید؟این‌ها، مهم‌ترین سوالاتی هستند که قبل از انتخاب دستگاه کپی، باید جواب مشخصی به آنها بدهید تا بتوانید یک انتخاب درست داشته باشید.
برآورد هزینه‌های نگهداری
هزینه‌های خرید، تعمیر و نگهداری انواع دستگاه کپی، با یکدیگر متفاوت است. گاهی هزینه نگهداری از یک دستگاه فراتر از هزینه خرید آن است؛ بنابراین، حتما پیش از اقدام به خرید، هزینه‌های جانبی آن را در نظر بگیرید.
مطالعه نظرات کاربران و کسب‌وکارهای مختلف
نظرات کاربران و کسب‌وکارها را درباره دستگاه‌هایی که استفاده کرده‌اند و چالش‌هایی که با آنها مواجه بوده‌اند، مطالعه کنید و پس از کسب دیدی جامع، به‌سراغ خرید یک دستگاه کپی بروید.
اطمینان از وجود گارانتی و پشتیبانی
دستگاهی را انتخاب کنید که دارای گارانتی معتبر و پشتیبانی مداوم باشد تا بتواند خیال شما را از کارایی دستگاه خود، در حال حاضر و همچنین در آینده، راحت کند.
شرکت تولیدکننده دستگاه کپی
این روزها دستگاه‌های فتوکپی بسیار زیادی توسط برندهای مختلف طراحی و روانه بازار شده است. اما ویژگی‌های کاربردی یک دستگاه خوب صرفا مختص به برند نیست. میزان فروش سالیانه و محبوبیت آن برند نیز مسئله‌ای‌ست که نباید دست کم گرفته شود.
پس اطمینان حاصل کنید، شرکت تولیدکننده دستگاه کپی مدنظر شما؛ کاملا به قوانین پایدار است و فروش خوبی از محصولات خود دارد. وجود پشتیبانی مناسب از فروش، خدمات و بازرسی نیز از جمله موارد دیگری‌ست که به یک شرکت اعتبار می‌بخشد. در ادامه برخی از بهترین و معتبرترین شرکت‌های تولید کننده دستگاه کپی را معرفی می‌کنیم.
ویژگی‌های کاربردی یک دستگاه کپی خوب
یک دستگاه کپی، سرمایه‌گذاری نسبتا بزرگی به‌شمار می‌رود؛ بنابراین داشتن یک چک‌لیست از مواردی که به آنها نیاز دارید، در هنگام خرید، کمک بسیاری به شما خواهد کرد:
اندازه کاغذ (Paper Size)
انتخاب دستگاه کپی، با درنظرگرفتن این موضوع، بستگی به نوع و اندازه کاغذی دارد که شما در کسب‌وکار خود از آن استفاده می‌کنید. کاغذ A3، رایج‌ترین کاغذ ممکن به‌شمار می‌رود که در بسیاری از دستگاه‌ها نیز بزرگترین قطع کاغذ قابل استفاده است.
چاپ دورو (Duplexing)
چاپ دورو، قابلیتی است که امکان چاپ دوصفحه در یک برگه و در هر دو طرف آن را فراهم می‌کند. این قابلیت، یکی از بهترین راه‌ها برای کاهش کاغذ مصرفی و هزینه چاپ است. چنانچه این امکان وجود نداشته باشد، ابتدا باید، به صورت دستی، صفحه‌های فرد را کپی کنیم؛ سپس کاغذها را به ترتیب پشت‌ورو کنیم و از صفحه‌های زوج کپی بگیریم.
اتصالات (Ports)
امکان اتصال دستگاه کپی به کامپیوتر، از راه‌های مختلفی امکانپذیر است. اگر فقط یک کامپیوتر داشته باشیم، استفاده از USB بهترین راه برای برقراری این اتصال است؛ اما اگر بخواهیم که این اتصال را بین کاربرها و رایانه‌های متعدد برقرار کنیم، باید با اتصال کابل اینترنت به پورت LAN، یک شبکه بسازید و از طرف دیگر، کابل را به یکی از پورت‌های باز سوئیچ شبکه خود وصل کنید.
ظرفیت سینی کاغذ (Paper Capacity)
ظرفیت سینی کاغذ دستگاه کپی، بسته به اندازه و مدل دستگاه‌ها متفاوت است؛ برای مثال: در مدل Sharp AR-7024DN، این حجم به طور استاندارد ۳۵۰ برگ است که ۲۵۰ برگ آن در سینی روی دستگاه و ۱۰۰ برگ آن نیز در کاست‌های داخلی قرار می‌گیرند. در حالت Maximum هم، ظرفیت دستگاه ۱۸۵۰ کاغذ است که ۳۵۰ برگ آن در سینی اصلی قرار می‌گیرد و ظرفیت هر کاست داخلی نیز ۵۰۰ برگ است.
کیفیت چاپ (Resolution)
DPI (Dots Per Inch)، به اندازه یا چگالی نقاطی اشاره می‌کند که دستگاه‌های کپی در یک اینچ مربع قرار می‌دهند؛ درواقع، این مفهوم، به کیفیت و وضوح چاپ دستگاه مربوط می‌شود. DPI بالاتر، به معنای افزایش کیفیت چاپ سند شما است. دستگاه کپی شارپ دست دوم و کارکرده در مدل های MX3100N -MX4100N بسیار دستگاه خوب ومقرون به صرفه ای میباشد
برای ماشین‌های کپی، رزولوشن ۶۰۰*۶۰۰ را هم می‌توان یکی از بهترین کیفیت‌ها دانست؛ با این وجود، نمونه‌هایی مانند Toshiba e-STUDIO 3518A Copier هم هستند که با داشتن کیفیت چاپ dpi 600*2400، عملکرد بسیار خوبی دارند.
سرعت چاپ (speed)
یکی از فاکتورهای مهمی که برای ارزیابی عملکرد دستگاه کپی می‌توان به آن توجه کرد، سرعت چاپ دستگاه است که به صورت PPM ذکر می‌شود. در هنگام خرید دستگاه کپی، توجه داشته باشید که دستگاهی سریع و متناسب با گردش و روند کار خود انتخاب کنید؛ به این منظور، پیش از اقدام به خرید، تخمین واقع‌بینانه‌ای از میزان کپی روزانه‌ی خود داشته باشید تا بتوانید تصمیم درستی بگیرید.
دستگاه‌هایی که سرعت چاپ آنها بین ۲۵ تا ۴۰ صفحه در دقیقه است، در سطح بالایی از بهره‌وری قرار دارند. مدل Toshiba e-STUDIO 4518A، با سرعت ۴۵ برگ در دقیقه، یکی از سریع‌ترین‌ها در کلاس خود به‌شمار می‌رود.
بزرگ‌نمایی (Zoom range)
امکان بزرگ‌نمایی تصویر کپی‌شده، یکی دیگر از امکانات خوب و بسیار کاربردی دستگاه‌های فتوکپی است. تغییر اندازه سند بین بازه ۲۵ تا ۴۰۰ درصد یکی از قابلیت‌های رایج این دستگاه‌ها محسوب می‌شود.
حافظه (Memory)
اکثر این دستگاه‌ها، باید دارای نوعی حافظه داخلی باشند تا به آنها امکان ذخیره تعداد قابل‌توجهی از اسناد را بدهد. RAM این دستگاه‌ها می‌تواند از ۲۵۶ مگابایت تا ۲ گیگابایت باشد. اگر قرار است حجم بالایی از مدارک و تصاویر چاپی داشته باشید و تعداد کاربرهای دستگاه هم بالا باشد، خرید دستگاهی با حافظه بالاتر را به شما پیشنهاد می‌دهیم؛ چراکه در این‌صورت، سرعت دستگاه برای پردازش عملیات، افزایش خواهد یافت.
نمایشگر (LCD)
نمایشگر دستگاه کپی، یک صفحه نمایش با مجموعه‌ای از دکمه‌های از پیش ساخته شده است که دستور کارهای روزمره را صادر می‌کند. کیفیت این نمایشگر و وجود دکمه‌های کلیدی روی آن، یکی دیگر از فاکتورهایی است که در خرید دستگاه کپی باید به آن توجه کنید.
زمان گرم‌شدن دستگاه (Warm-up Time)
حداقل زمان گرم‌شدن دستگاه را بخشی از ظرفیت تولید می‌دانند؛ چراکه این موضوع، یکی از دغدغه‌های کاربران این دستگاه‌ها است. امروزه، ماشین‌های باکیفیتی برای به‌حداقل رساندن زمان این فرایند طراحی شده‌اند و شما در هنگام خرید، باید به‌دنبال چنین دستگاه‌هایی بگردید.
حجم کار
حجم کاری که توسط دستگاه کپی تولید می‌شود، جزء مسائلی‌ست که در زمان انتخاب و خرید یک دستگاه باید به آن توجه شود. این موضوع به نوعی در قرار دادن آن دستگاه در لیست دستگاه‌های حرفه‌ای یا متوسط موثر است. از طرفی این مسئله کمک می‌کند تا راحت‌تر درخصوص مسائلی همچون انتخاب دستگاه کپی رنگی یا سیاه و سفید، اندازه دستگاه و همچنین ظرفیت سینی آن تصمیم‌گیری کنید.
ویژگی‌های اسکن
ویژگی‌های اسکن دستگاه کپی هم مسئله مهمی‌ست که باید به آن پرداخته شود. زیرا نه تنها در کیفیت کار، بلکه در انتخاب دستگاه تاثیر می‌گذارد. در حال حاضر دستگاه‌هایی در بازار موجود است که می‌توانند اسکن مدنظر را بطور مستقیم به کامپیوتر یا ایمیل ارسال کنند. از همین‌رو اگر برای انجام کارهای روزمره خود به یک اسکنر، با چنین ویژگی‌هایی احتیاج دارید، مطمئن شوید که دستگاه مدنظر شما، آن را دارد.
انواع دستگاه کپی
قبل از اینکه انواع برندهای تولیدکننده دستگاه کپی را بشناسید، باید با انواع مختلفی از آن که به بازار معرفی شده آشنا شوید. به عبارت ساده‌تر؛ بدون آگاهی نسبت به تمامی انواع مدل موجود در بازار، شناخت نیازتان امکانپذیر نخواهد بود. از همین رو این بخش از مقاله را به معرفی انواع این دستگاه‌ها اختصاص داده‌ایم.
دستگاه‌های استاندارد سیاه و سفید
همانطور که از اسم این نوع دستگاه مشخص است، تنها از یک رنگ تونر، یعنی عمدتا رنگ سیاه استفاده می‌کند. اندازه‌های بسیار متفاوتی از دستگاه‌های استاندارد سیاه و سفید در بازار موجود است و اکثر آنها توانایی کپی بیش از صد صفحه در یک دقیقه را دارند. اغلب افراد برای انجام کارهای اداری، خصوصا افراد شاغل در مدارس، به سراغ این دستگاه می‌روند.
قیمت آنها در مقایسه با سایر انواع دستگاه‌های کپی پایین‌تر بوده و اگر می‌خواهید دستگاه کپی شما سال‌ها عمر کند، باید در مراقبت از آن بسیار دقت کنید. دستگاه کپی توشیبا که قدرت چاپ بالا و کیفیت چاپ بیشتری را نیز دارد بیشتر مناسب مکان‌های اداری و تجاری است و در رده دستگاه‌های کپی اداری قرار می‌گیرد.
دستگاه‌های کپی رنگی
برخلاف دستگاه کپی سیاه و سفید، دستگاه کپی رنگی می‌تواند در کنار کپی سیاه و سفید، نسخه‌های رنگی را هم ایجاد کند. همین مسئله باعث شده تا این دستگاه‌ها فوق‌العاده و همه کاره باشند. تکنولوژی بکار رفته در این دستگاه‌ها بسیار پیشرفته بوده و طیف وسیعی از وظایف را انجام می‌دهند که به بهبود گردش کار اداری کمک خواهد کرد.
دستگاه‌های کپی تحت شبکه
این دستگاه از طریق اتصال به شبکه دفتر نیز کار می‌کند. یعنی تمامی اعضای شرکت یا هر تعداد کاربری اجازه چاپ و اسکن بی‌سیم از این دستگاه را دارد. البته در دنیای پیشرفته امروز، اکثر دستگاه‌های کپی چند منظوره و دیجیتالی‌اند و از کارت شبکه داخلی بهره‌مند هستند.
دستگاه‌های کپی چند منظوره
این ماشین‌ها همانطور که از اسمشان پیداست برای انجام چندین کار طراحی شده‌اند. یعنی نه تنها کپی، بلکه چاپ، نمابر و اسکن اسناد را نیز انجام می‌دهند.